Office

Allmänt
Office-genvägar bortaOm Office-genvägarna är borta kan du gå in i "Kör" från Startpanelen och leta reda på programmet "MSOFFICE.EXE" (som oftast ligger i MS-Office mappen). Om Office-genvägar inte är tillgängligt kan du installera det genom att köra installationsprogrammet för Office igen. När du installerar Office-genvägar är det konfigurerat för att köras automatiskt när du startar Windows. Köra program direkt från CD:n Det går att använda Word 97 och Excel 97 direkt ifrån Office97-skivan utan någon installation. Leta upp startfilen för programmet som ligger i Officemappen på skivan. Startfilen för Word heter: Winword.exe och Excels startfil heter: Excel.exe. CD-spelarens hastighet har stor betydelse när man kör programmen på detta sätt. Risk för att datorn eller programmet hänger sig är stor, så spara ofta. Hur får man Word eller Excel att starta i annan katalog? I t.ex. Word kan du gå till Verktyg-menyn, och välja "Alternativ". Klicka sedan på fliken "Sökvägar". Markera den sökväg du vill ändra och skriv in den nya som ska användas. Klipp & klistra på ett annat sätt Markera texten som ska flyttas och tryck F2. Markören blir nu streckad. Flytta markören till den plats där texten ska placeras och tryck Enter. Reparera Office och Officeprogram Windows har ett installationsverktyg som kan identifiera och åtgärda problem som t.ex. filer som saknas och inställningar i registret. Verktyget reparerar inte filer som du själv skapat. Gå till Hjälp-menyn och klicka på "Identifiera och reparera". Du kan även återställa genvägar under processen, markera kryssrutan "återställ mina genvägar". Använd aktivitetsfältet för att stänga flera dokument samtidigt Om du har Win98 eller Internet Explorer 4.0 Windows Update för Win 95 kan du stänga flera fönster samtidigt direkt från aktivitetsfältet. Håll Ctrl nedtryckt och klicka på varje aktivitetsfältsfönster som ska stängas. Högerklicka på ett av de fönster som markerats och klicka på Stäng. Välja olika sidnumrering I en uppsats så ska ju första delen ha sin egen sidnummerformatering (romersk) och resten vanliga siffror. Det kan man ordna genom att gå in och göra en avsnittsbrytning. Då kan man välja hur man vill ha sidnumren på varje avsnitt. Spara som html är borta Om "Spara som HTML" inte finns på Arkiv-menyn måste tilläggsprogrammet Internet-assistenten installeras om. Klicka på "Tillägg" på Verktyg-menyn. Om inte Internet-assistenten finns med i rutan "Tillgängliga tilläggsmakron", klicka på "Bläddra" och sök efter tillägget. Är det inte installerat måste du installera det genom att markera kryssrutan intill Internet-assistenten i rutan "Tillgängliga tilläggsmakron". Kalkylatorn i Verktygsfältet Högerklicka i Verktygsfältet, välj "Anpassa" och fliken "Kommando". Under "Kategorier" ska du välja "Kontroller" och under "Kommandon" ska du välja "Kommandoknapp". Markera knappen och dra den till verktygsfältet, högerklicka på knappen och välj "Tilldela hyperlänk" och därefter "öppna". Skriv in sökvägen till kalkylatorn t.ex. C:\Windows\CALC.EXE. Högerklicka igen och välj "ändra knappbild", välj den bild som passar dig bäst. Spara som html är borta Om "Spara som HTML" inte syns på Arkiv-menyn måste du installera om tilläggsprogrammet Internet-assistenten. Klicka på "Tillägg" på Verktyg-menyn. Om tillägget Internet-assistenten inte finns med i rutan "Tillgängliga tilläggsmakron" klickar du på "Bläddra" och söker efter tillägget. Om det inte är installerat så får du installera det. Markera kryssrutan intill Internet-assistenten i rutan "Tillgängliga tilläggsmakron". Skriv ut valda sidor Om du vill skriva ut vissa sidor eller avsnitt så följer här några riktlinjer för hur du kan gå tillväga. Kommatecken för icke sammanhängande sidor t ex 2, 8, 22. Bindestreck. Om du ska skriva ut sidorna 2, 4, 5, 6 och 8, skriver du 2,4-6,8. Ska du skriva ut sidorna 5 t.o.m. 7 i avsnitt 3 skriver du s5a3-s7a3. Ett helt avsnitt, skriv avsnittsnummer, t.ex. a3 För icke sammanhängande avsnitt, skriv avsnittsnumren avgränsade med kommatecken, t ex a3,a5 Ett sidintervall som sträcker sig över flera avsnitt, skriv ett sidintervall, samt de avsnitt som innehåller sidorna, med bindestreck, t ex s2a2-s3a5. Spara alla öppna dokument Om du vill spara alla öppna dokument på en gång, gör följande: Klicka på Arkiv-menyn Håll Shift nedtryckt och välj "Spara allt". Spegelvänd bilden När man ska spegelvända Clipart-bilden i Office måste man komma ihåg att gruppera om bilden igen innan man spegelvänder, annars kan det bli ett pussel som resultat. Alltså man väljer först "Dela upp grupp" och sedan "Gruppera om" igen utan att ha klickat på bilden. Välj sedan "Rotera ..." så ska du kunna vrida och vända på bilden. Använda formatering för text och grafik flera gånger (Office 2000) Vill du markera flera ord som inte följer efter varandra genom att använda ett särskilt teckensnitt i ett dokument? Vill du ändra heldragna linjer till prickade i grafik? Markera det objekt vars format du vill kopiera. Om du vill du kopiera det formatet till flera objekt så dubbelklicka på "Hämta format", markera den text eller bild där det nya formatet ska användas. När det är gjort klickar du på "Hämta format" igen, eller trycker på Esc. Spara säkerhetskopia av dokument (Office 2000) Klicka på "Spara som" på Arkiv-menyn och välj "Verktyg" och därefter "Allmänna alternativ". Markera kryssrutan "Skapa alltid säkerhetskopia". OK, klicka på "Spara". Programmet stänger sig självt (Office 2000) ... är ett vanligt problem som kan få vem som helst att slita sitt hår! Problemet kan bero på att man installerat någon del av Office-familjen som inte fungerar så bra tillsammans med det produktnummer som finns angivet med tidigare installerade Office-programvaror. Du kanske installerade MS Project 2000 efter MS Office 2000. Så efter installationen av Project händer det som många råkar ut för. Alla Officeprogram startar upp snyggt och prydligt, för att några sekunder senare lika snyggt och prydligt abrupt stänga ned sig. Lösningen består i att se till att man har rätt produktnummer angivet när man installerar programmen. En förklaring till detta fenomen och dess lösning hittar man på Microsofts Knowledge Base här eller här. Öppna en säkerhetskopia (Office 2000) Välj "öppna" och i rutan "Filformat" klickar du på "Alla filer". öppna mappen där du sparat din säkerhetskopia. Klicka på "Vyer" och därefter på "Detaljer". I Namnkolumnen visas "Säkerhetskopia av dokumentnamn". Kopians filtyp visas i Typkolumnen. Dubbelklicka på säkerhetskopian. Aktivera Snabbsökning (Office 2000) Gå till "Den här datorn", "Kontrollpanelen" och klicka på "Lägg till/Ta bort program". Markera Microsoft Office 2000 i listan och klicka på "Lägg till/ta bort". Underhållsläge för Microsoft Office 2000 visas. Klicka på "Lägg till eller ta bort funktioner". Expandera listan med Office-verktyg i rutan "Microsoft Office 2000: Uppdatera funktioner". Klicka på "Snabbsökning" på "Kontrollpanelen" och välj "Kör från datorn". Klicka på "Uppdatera nu". Snabbsökning läggs nu till på datorn. Inaktivera Snabbsökning (Office 2000) För att inaktivera Snabbsökning och radera indexfilerna som har skapats, öppna "Kontrollpanelen" och dubbelklicka på "Snabbsökning". Markera första posten i listan Indexera dokument i (inkl undermappar). Klicka på "Ta bort index" på Index-menyn. Klicka på OK i "Ta bort index". Svara Ja på frågan om du vill ta bort index. Upprepa detta för samtliga indexfiler i listan. Klicka på "Stäng och avbryt" på Index-menyn. OK. Ta bort Snabbsökningsikonen från Kontrollpanelen (Office 2000) Öppna "Kontrollpanelen". Klicka på "Lägg till/Ta bort program". Markera Microsoft Office 2000 i listan och klicka på "Lägg till/ta bort". Dialogrutan Underhållsläge för Microsoft Office 2000 visas. Klicka på "Lägg till eller ta bort funktioner". Expandera listan med Office-verktyg i rutan Microsoft Office 2000: "Uppdatera funktioner". Klicka på "Snabbsökning" på "Kontrollpanelen" och välj "Inte tillgönglig". Klicka på "Uppdatera nu". Snabbsökning tas nu bort från datorn. Vill du inte att menyerna ska anpassa sig efter dig (Office 2000) Du kanske har lagt märke till att menyerna i Office 2000 anpassar sig efter användaren genom att visa de kommandon som används mest och döljer de andra. Om du inte vill ha det så kan du stänga av denna funktion. Gå till Verktyg-menyn, klicka på "Anpassa". Välj fliken "Alternativ". Avmarkera "Låt menyerna visa nyligen använda kommandon först". Word Få tillbaka ett dokument när datorn hängt sig Hela detta tips är ordagrant citerat och kommer ursprungligen från Laszlo. (Har ingen aning om vem det är!) Jag har kommit på en lösning, som kan bespara en massa arbete och svärande! Fall inte i panik, när olyckan är framme! Rör inte någonting, framför allt starta inte om datorn, för att då kan du börja om allt från början verkligen! Låt mig börja från början. Anta (som jag gjorde i förmiddags), att du jobbar med ett Word dokument. Skriver brev tex. Du är nästan färdig, bara underskrift och kontroll återstår av de många välformulerade sidor, du jobbade med i ett par timmar. Och så säger programmet plötsligt, att: "Programmet har utfört en förbjuden åtgärd och kommer därför att avslutas." Man är chanslös, gråtfärdig, förbannad och allt. Givetvis är Info knappen är inte mycket till hjälp. Bara stäng. Ibland försvinner en massa ikoner också från aktivitetsfältet, längst ner till höger och man instinktivt vill starta om dumburken. GöR INTE DET! Allting går att räddas! I alla fall större delen av ditt arbete! Gör så här: Gå in på Start knappen, välj Sök, där du skriver in Namn: tmp och sök på C: Du får garanterat en jäkla massa filer, som du inte har den blekaste aning, varför de finns, men lugn! Det första, du skall titta efter, är filen, eller filerna, som finns under (om du har jobbat med Word förståss, men på liknande sätt hittar du allt annat också!): C:\WINDOWS\Application Data\Microsoft\Word Om du hittar, så titta gärna på datumet och vips, har du hittat filen. Det låter skrämmande, men filen kommer att heta i stilen ~WRL0005 och kan inte öppnas på vanligt sätt. Nu kommer trix nr.2 Om filen inte vill öppnas, så gäller knapparna Shift och högerklick och välj öppna med: där du letar dig fram till Word. Aha, nu startas Word, men assistenten fattar ingenting. Skit i det, gå till Arkiv öppna och bläddra dig fram till: C:\WINDOWS\Application Data\Microsoft\Word och den konstiga filen (i mitt fall: ~WRL0005 ).Oftast finns en annan fil här också, som brukar heta: återskapningsinfo för Dokument1.asd, SOM DU KAN ÖPPNA! Nu kommer trix nr.3 Låt bli, att öppna som skrivskyddad (för att det kan du ändå inte), öppna istället, som: Med högerklick: öppna som kopia Oilà! Men spara nu, för säkerhets skull! Tja, nu ser du, att man kan komma runt Windows elaka troll ändå. Lycka till och ha det gott! Word 97 kan öppnas med Word 95 Om du har en tidigare version av Word (6,0 eller 97) och får ett Word 97 dokument, kan du inte öppna filen. Koppla upp dig till adressen: www.officeupdatemicrosoft.com och välj "Word", "Download" från menyn. Leta upp filen "Word97 Converter for Word6 and 95" och börja tanka (ca 1 MB). Efter installationen startar du Word och väljer "Arkiv" och "öppna". Leta upp Word 97 dokumentet som ska öppnas, markera det och se till att välja "Word97" i filformatlistan. Klicka OK och dokumentet bör laddas in. Snabbsökningsfiler Om du upptäcker att du har filer vid namn ffastun.ffa, ffastun.ffl, ffastun.ffo och ffastun0.ffx så är det filer som skapas av Microsoft Fast Find (Snabbsökning), som är en del av Microsoft Office 95 och 97. Programmet indexerar innehållet i Officefiler och sparar informationen på hårddisken, så att man t ex kan söka efter alla dokument som innehåller orden tips och tricks. Fast Find tar upp en del minne samt processortid, och filerna kan bli väldigt stora om man har många Officedokument. Använder man inte den här finessen kan man stänga av funktionen och ta bort filerna. Office installerar Fast Find i Start-menyns Autostartmapp, så ta bort denna genväg annars kommer ffastun-filerna att återskapas. Om man vill ha kvar sökmöjligheten kan man istället använda kontrollpanelen för att ställa in uppdateringsintervall och stänga av indexeringen för olika enheter. Flytta flera stycken samtidigt Markera det första stycket som ska flyttas och klipp ut med Ctrl + F3. Gör samma sak med nästa osv. Markera där styckena ska klistras in och tryck Ctrl + SKIFT + F3. Byt plats på två stycken Ställ markören på det understa stycket och tryck Alt-Shift-Uppåtpil, eller Alt-Skift-Nedåtpil om du har ställt markören i det övre av de två styckena, för att dessa ska byta plats. Stavningskontroll (Vad är Mssp32.DLL?) Mssp.32.dll är en fil som handhar stavningskontrollen. Den finns t.ex. med i Officepaketet. Om den är skadad, försök med att kopiera över den från Office-skivan/disketterna fungerar det inte ändå, så är nog det bästa att installera om hela Officepaketet. Skapa egna Kortkommandon Om man ofta brukar använda samma menyalternativ kan det vara bra att ta reda på alternativets kortkommando eller skapa ett eget. Håll ned Ctrl och Alt och tryck på plusknappen (Num.). Välj sedan önskat menykommando genom att klicka på det. Dialogrutan "Anpassa" öppnas, där kan man se vilket kortkommando som gäller, eller skapa ett eget. Konvertera flera dokument Följ följande steg: Placera dokumenten som ska konverteras i en egen mapp. Gå till Arkiv-menyn och klicka på "Nytt". Klicka på "Andra dokument" Dubbelklicka på "Konverteringsguiden" (finns inte den måste du köra installationsprogrammet för Microsoft Word och installera guiden). Följ anvisningarna på skärmen. Konverteringsprogram när Word 6 inte kan läsas i Word 7 och i Office 97 Om du använder Word 95 eller Word 6.0 för Windows eller Windows NT, måste du installera Word 97-konverteraren innan du kan öppna Word 97-dokument. Om du har tillgång till CD-ROM-versionen av Office 97 kan du göra en kopia av filen Wrd97cnv.exe och därefter kopiera den till en ny mapp på hårddisken. Om du inte har tillgång till CD-ROM-versionen av Office 97 kan du ladda ner filen från Microsofts hemsida Skicka långa brev som man skrivit i Word som e-mail När du skrivit klart ditt brev i Word går du till "Arkiv", "Skicka till" och väljer "E-postmottagare". Spara dokument i äldre format Om man har olika Wordversioner kan man ställa in i Word 97 att man automatiskt vill spara sina dokument som Word 6.0/Word 95-format när man sparar filer. Därmed är det ingen risk att man sparar ned filer i ett format som andra användare inte kan öppna. Som standard kan man inte öppna Word 97- dokument i Microsoft Word 6.0 eller i Microsoft Word 95. Välj "Options" på Tools-menyn, klicka på fliken "Save". Klicka på pilen för "Save Word files as" och välj "Word6.0/95 (*.doc)". När man nu sparar filer från Word 97 anpassas de automatiskt så att tidigare version kan ta upp filerna. OBS! Om filen kommer från Word 6.0/Word 95 och innehåller WordBasic-makron kommer de att försvinna när man öppnar och sparar filen som Word 6.0/Word 95 format i Word 97. Man får dock ett varningsmeddelande innan. Håll ihop rubrik och stycke För att förhindra att rubriken hamnar på en sida och stycket på nästa, högerklicka på rubriken och välj "Stycke" - "Textflöde". Bocka för rutan "Håll ihop med nästa" och klicka på OK. Ändra avstånd mellan tecken Markera aktuella ord och högerklicka. Välj "Tecken" och fliken "Teckenavstånd". Bredvid rubriken "Avstånd" finns en rullgardinsmeny där man komprimerar texten genom att välja "Kondenserat", eller särar på den genom att välja "Expanderat". Hur mycket avståndet ska justeras väljer man i fältet "med". Skifta mellan stora och små bokstäver Placera markören i ett ord så kan du snabbt och enkelt ändra så att första bokstaven blir stor eller liten, eller alla blir stora eller alla små och gör följandde: Håll Skift nere samtidigt som du trycker på F3. En, två eller tre gånger beroende på vad som ska ändras. Ändra alla feta ord till kursiv stil i dokumentet Placera markören i början av dokumentet och välj "Redigera", "Ersätt". Placera markören i fältet "Sök" och klicka på "Format". Välj "Teckensnitt…" och se till att fliken "Teckensnitt" är främst. I rutan "Format" välj "Fet". Klicka OK. Placera sedan markören i fältet "Ersätt" och upprepa ovanstående, men välj format "Kursiv". Klicka sedan på "Sök nästa" och "Ersätt", eller bara på knappen "Ersätt alla". Förminska sidor Ett dokument på två sidor som endast har ett fåtal ord på sista sidan kan enkelt krympas till en sida. Gör följande: Välj "Förhandsgranska". Klicka sedan på knappen "Flera sidor" och markera alla sidor så de syns samtidigt. Klicka sedan på "Förminska". Anpassa formatmallar I stället för att gå omvägen via en rad inställningar formaterar man stycket som man vill ha det. Välj sedan formatmallen i verktygsfältet "Standard" och klickar på OK. Färgade textrutor Markera meningen eller stycket som ska placeras i rutan (och fånga läsarens uppmärksamhet). Välj "Format", "Kantlinjer och mönster". Klicka på fliken "Mönster" och markera alternativet "Anpassad". Välj lämplig procentandel vid "Fyll" och färg vid "Förgrund". Klicka OK och en ny dialogruta öppnas där olika alternativ kan ställas in. Skapa egna ordlistor öppna Word och skriv in de ord som ska ingå i den nya ordlistan. (Det är lätt att lägga till fler senare). Skriv orden i en kolumn med ett ord på varje rad, bara små bokstäver, (förutom namn och ev förkortningar). öppna sedan "Arkiv", "Spara som" och namnge ordlistan under "Filnamn". Filändelsen måste vara .dic. Spara filen som "Endast text" i fältet "Filformat". I fältet "Spara i" kan man lämpligen välja; C:\Program\Vanliga filer\Microsoft shared\Proof. (Sökvägen kan variera beroende på Wordversion och installationsplats). Spara och stäng. öppna ett dokument. För att aktivera den nya ordlistan välj "Verktyg" och "Alternativ". Under fliken "Språkkontroll" klicka på "Ordlistor". I förteckningen "Egna ordlistor" bör den nya ordlistan synas. Om inte, klicka på "Lägg till" och leta reda på den och klicka OK. Välj ordlistor som ska användas och OK två gånger. När ett nytt ord senare ska läggas till välj "Verktyg", "Alternativ", "Språkkontroll" och klicka på "Ordlistor". Markera ordlistan där ändringarna ska ske och klicka på "Redigera". Skriv in ett nytt ord eller ta bort, spara och stäng. Skapa ett registerindex I det här dokumentet som innehåller en hel del sidor skulle ett registerindex komma väl till pass för att underlätta sökandet. Det ordnar man genom att först markera ett av sökorden man vill ha med, (du kan välja flera ord eller hela stycken). Sedan väljer du "Index och förteckningar" i Infoga-menyn och klickar på "Markera indexord". Nu dyker det upp ett fönster ("Markera indexord") och i fältet "Huvudpost" syns ditt markerade ord. Här finns det några valmöjligheter, men vi går vidare med alternativet "Aktuell sida" och klickar på "Markera". Tecknen som dyker upp i dokumentet är koder för blanksteg, radbrytning osv. Om alla ställen där sökordet förekommer i dokumentet ska markeras väljer du "Markera alla". Markera sedan ett nytt sökord i dokumentet och klicka i fältet "Huvudpost". Upprepa proceduren tills du är nöjd, avsluta genom att välja "Stäng". Göm alla dessa koder (om du vill) genom att välja "Verktyg", "Alternativ" och "Visning". Ta bort bocken vid rutan "Alla" under rubriken "Icke utskrivbara tecken". OK. Nu ska du klistra in registret. Ställ dig sist i dokumentet och välj "Infoga", "Index och förteckningar". Utseendet på ditt register väljer du under fliken "Index". När du är klar, klicka på OK. Om du senare vill lägga till nya sökord gör du om ovanstående procedur, högerklickar på registret och väljer "Uppdatera fält". Markera en kolumn Om du har text där flera kolumner är åtskilda mha tabuleringar och vill markera en kolumn, märker du att det inte går. Lösningen är att hålla ned Alt och vänster musknapp samtidigt som du drar muspekaren över kolumnen. Datumserier Om du vill skapa en rad eller kolumn med datum (eller siffror) så skriver du in det första datumet i en cell. Håll sedan vänster musknapp nedtryckt och ta tag i det nedre högra hörnet av cellen och dra önskat antal rader eller kolumner. Cellerna får nu datum i stigande ordning. Autotext Börja med att skriva en text som du ofta skriver (ditt namn, adress eller vad det nu kan vara). Markera texten och välj "Infoga", "Autotext", "Ny Autotext". (I Office 95 välj "Redigera", "Autotext"). Ge autotexten ett namn och klicka OK. För att senare infoga din autotext välj "Infoga", "Autotext", "Normal" och namnet du gav den. Eller skriv bara in namnet på autotexten och tryck Enter. Generera text Det finns en odokumenterad finess för att testa formatering i ett dokument. Skriv: =rand() i dokumentet och tryck Enter, så skrivs ett antal rader ut. Det är nog tänkt för att kunna avgöra hur dokumentets formatering fungerar. Skriv in den kompletta syntaxen: =rand(6,3) Den första siffran anger antal stycken och den andra antal meningar. Autotextpost Skriv en text du vill koppla till en knapp. Markera texten och välj "Autotext" i Redigera-menyn. Ge autotextposten ett namn och klicka på knappen "Lägg till". Gå till Verktyg-menyn, Anpassa eller högerklicka på en tom plats i verktygsfältet och välj där Anpassa. I "Kategorier" letar du upp och markerar "Autotext". I mittenlistan letar du upp den autotextpost du nyss skapat. Klicka på den och håll musknappen nedtryckt och dra mot ett verktygsfält. Släpp musknappen. Nu skapas en ny knapp på verktygsfältet. I dialogrutan "Anpassa knapputseende" väljer du en lämplig knapp och klickar på "Koppla" eller klicka på "Redigera" för att rita din egen knapp. Ändra standardteckensnitt Öppna mallen normal.dot, tryck Ctrl + A och ändra punktstorleken till 12 eller vad du vill ha. Nu kan du även passa på att utföra andra ändringar i normalmallen. Word ska inte startas med det senast öppnade dokumentet Klicka med höger musknapp på ikonen för Word, välj "Egenskaper" och klicka sedan på fliken "Genväg". Ange sökvägen till "Microsoft Word" i rutan "Namn eller Kommandorad". Sökvägen är normalt C:\Program\MicrosoftOffice\Office\Winword.exe. Lägg till startväxeln /n i slutet på sökvägen. Nu ska inte Word öppna något specifikt dokument. Öppna det senast använda dokumentet Gå till Verktyg-menyn, välj "Makro". Skriv: AutoExec i fältet "Makronamn" och klicka på Skapa-knappen. Makrot ska skrivas på följande vis: Sub MAIN On Error Resume Next Fillista 1 End Sub Tryck Ctrl + W för att spara makrot. Fortsätt där du slutade Tryck på Shift + F5 så hamnar du där du tidigare slutade. Lösenordsskydda dokument Välj "Spara som" i Arkiv-menyn. Klicka på "Alternativ". Ange nu önskat lösenord i fältet "Lösenord". Klicka på OK och bekräfta lösenordet i rutan. Skriv in lösenordet för att öppna igen. OK. Marginaler Om du vill att marginalerna ska se annorlunda ut - välj "Arkiv", "Utskriftsformat" och fliken "Marginaler". Där kan man göra diverse inställningar. Har du tänkt att skriva ut på båda sidorna kan du bocka för "Motstående sidor", så blir marginalerna spegelvända på baksidan. Om du vill använda dina inställningar i alla dokument är det bara att klicka på "Standard". Lägg till poster i Autokorrigering Klicka på Verktyg-menyn och på "Autokorrigering". Välj fliken "Autokorrigering" om det behövs. Skriv texten du vill ska autokorrigeras i rutan "Ersätt". Skriv den text eller de symboler som du vill ska användas som ersättning i rutan "Med". Klicka på "Lägg till". Klicka på någon av flikarna i Word så att formateringsinställningarna visas. Klicka på OK. Markera text med tangentbordet Det går bra m h a F8-tangenten. När tangenten tryckts ned visas UTV eller EXT i en av rutorna på statusraden (längst ned på skärm). Denna markering kan släckas med Esc eller två klick på Insert-tangenten. Upprepade tangenttryckningar på F8 markerar ord, mening, stycke samt dokument. Om du trycker på t.ex. kommatecknet efter att F8 tryckts ned hoppar markören till nästa kommatecken. Olika sidhuvuden Ställ markören längst ner på sidan som är "före" den sida där det nya sidhuvudet ska infogas. Gå till Infoga-menyn och därefter Brytning. Markera "Löpande" och klicka OK. Dubbelklicka i sidhuvudet som ska ändras och avaktivera "Samma som föregående" och skriv därefter in den nya texten i sidhuvudet. Referera anteckning till text Markera texten och tryck på Alt + Ctrl + A. Skriv sedan in anteckningen. Klart. Insamling av utklippt text I Word finns en funktion (Insamling) med vars hjälp du kan klippa ut flera avsnitt i rad för att sedan klippa in dem som en grupp. Funktionen fungerar som en autotextpost. Den text eller grafik som du klipper ut läggs i den ordning de blev inlagda i separata stycken. För att infoga en text till Insamling markerar du först texten, håller därefter Ctrl nedtryckt och tryck på F3. När du vill infoga det du klippt ut kan du välja mellan att samtidigt rensa innehållet eller låta det stå kvar. Gör så här: Placera markören där innehållet i Insamling ska infogas. Håll därefter Ctrl och Skift nedtryckta och tryck på F3 för att infoga och samtidigt rensa innehållet. Vill du att innehållet ska stå kvar, tryck istället på V samtidigt som Alt och Ctrl hålls nedtryckta. Om du vill visa innehållet i Insamling, gå till Infoga-menyn, "Autotext", välj "Autotext" och därefter på "Insamling" i listan över autotextposter. Hela eller delar av innehållet visas i rutan "Förhandsgranska". Infoga en ofta använd bild Lägg den i "Autokorrigering" (för att snabbt komma åt den medan du skriver) genom att gå till Infoga-menyn och välja "Objekt". Under fliken "Skapa nytt" välj "Microsoft Clipart Gallery" (eller vad du vill). Markera en bild och välj "Infoga" och markera bilden. Gå till Verktyg-menyn, "Autokorrigering". Bilden kommer nu automatiskt upp i rutan "Med". I rutan "Ersätt" skriver du ditt namn på bilden, t.ex. brabild. Lägg till och tryck OK. Nu behöver du bara skriva brabild och trycka ett mellanslag så kommer bilden automatiskt att infogas i dokumentet. Ta bort länkarna Förvandla länkarna i Word till vanlig text genom att trycka tangentkombinationen Ctrl + A för att markera hela dokumentet och därefter Ctrl + Skift + F9. Infoga bokmärken Om man snabbt vill kunna förflytta sig till olika delar av ett dokument kan man använda sig av Bokmärken. Placerar musmarkören där du vill att bokmärket ska infogas. Välj därefter "Infoga", "Bokmärke". Skriv in ett namn i fältet "Bokmärkesnamn" och klicka på "Lägg till". För att komma till ett visst bokmärke välj "Redigera", "Gå till" och markera det bokmärke du vill komma till. För att få fram dialogrutan "Gå till".kan man även trycka på F5. Inramade bilder Vill du att texten ska radbrytas runt ett inramat objekt måste du infoga minst 2,5 cm. mellanrum mellan ramen och marginalen, kolumngränsen eller ett annat inramat objekt. Gå till "Sidlayout/Utskriftslayout", gå till Infoga-menyn och välj "Ram". Rita ramen med musen. Klicka därefter på ramen så att det visas svarta handtag i hörnen och på sidorna. Gå till Format-menyn och klicka på "Ram", klicka på "Runt" om texten ska radbrytas runt ramen. Klicka på "Ingen" om texten ska radbrytas över och under ramen, men inte omge den. Här kan du även ange avståndet mellan ramen och omgivande text i rutorna "Avstånd från text" under "Vågrätt" och "Lodrätt". Sammanfattning av dokument Du kan använda funktionen "Sammanfattning" för att automatiskt sammanfatta huvudpunkterna i ett dokument. Dokumentet analyseras statistiskt och språkligt för att bestämma de viktigaste meningarna och ge en anpassad sammanfattning baserad på denna analys. Med "Sammanfattning" kan du framhäva huvudpunkterna i ett direktanslutet dokument och visa det på olika detaljnivåer. Det går också att automatiskt skapa en separat sammanfattning eller ett sammandrag. Du kan själv bestämma sammanfattningens längd. "Sammanfattning" hittar du under Verktyg-menyn. Det är viktigt att respektera alla tillämpliga copyrightlagar när du använder den här funktionen. Du bör alltid granska innehållet i en sammanfattning eftersom den, per definition, inte utgör hela arbetet. Rätta dolda fel Ibland när man skriver brev kan det ju hända att det blir två mellanslag mellan orden istället för ett. Skriver man ett ord inom parantes kan det ju lätt bli ett mellanslag före och inget efter ordet. Men om man använder sig av "Redigera", "Ersätt" så kan man enkelt fixa till det. Välj fliken "Ersätt" och tryck på mellanslag två gånger i rutan "Sök efter". Klicka på "Sök nästa", i rutan "Ersätt med", tryck på mellanslag en gång. Detta kan använda på flera olika sätt t.ex. för att sätta ett kommatecken rätt. Vad visas i statusfältet I statusfältet visas viktig information om ditt dokument. Informationen kan styras av var markören befinner sig i dokumentet. Följande dokumentinformation som kan visas är; Sidnummer: Den aktuella sidans nummer enligt de sidnummer du angett dokumentet. Avsnittsnummer: Avsnittsnummer på den aktuella sida som visas. Nummer/nummer: Sidnumret och totalt antal sidor i dokumentet. At(Vid): Avståndet från sidans övre kant till där markören befinner sig. Ln(Ra): Den textrad där markören befinner sig. Col(Kol): Avståndet, i antal tecken, från vänster marginal till där markören befinner sig. Lösenord för Word-dokument/fil Skapa dokument som ska skyddas. Klicka på "Spara", "Allmänna alternativ" under Verktyg-menyn. Skriv in lösenordet i rutan "Lösenord". Klicka på OK och "Spara" Hur kommer man åt statusfältets funktioer Några exempel på vad som kan utföras från statusfältet genom att dubbelklicka på nedanstående statusobjekt; REC(INSP): Aktivera och avaktivera "Spela in makro". TRK(SPåR): Aktivera och avaktivera funktionen "Spåra ändringar". EXT(UTV): Aktivera och avaktivera "Utvidga markering". OVR(öVER): Aktivera och avaktivera "överskrivning". Språk: (endast Word 2000): öppna dialogrutan "Språk". Språkkontrollstatus: Rätta till stavfelen i dokumentet. Spara dokument med annat filtillägg än .doc Ange namnet inom citattecken i dialogrutan "Spara som", t ex "office.fax" i rutan "Filnamn". Då slipper du filtillägget .doc. Tabbar med utfyllnadstecken, punkter eller streck är användbart när man, t ex gör blanketter. Gå till Format-menyn och välj Tabbar Skriv in vilken position tabben ska ha under Tabbläge Markera tabbtyp under Justering Markera punkt 2 eller 3 under Utfyllnad Klicka på Ange Klicka OK För att sätta flera tabbar, upprepa punkt 2-5 klicka därefter OK. Ta bort onödiga menyval Håll ett par fingrar på Alt- och Ctrl-tangenterna och tryck på bindestreck så blir markören ett minustecken. Nu ska det gå bra att öppna en meny och enkelt ta bort ett menyalternativ genom att klicka på det. ångrar du dig kan du få tillbaka menyvalet i dialogrutan "Anpassa", "Menyer" under Verktyg-menyn. Använd Outlook-adresser för listor Öppna ett tomt dokument. Skapa en tabell med de rubriker du vill ha i listan, t.ex. Namn, Adress osv. Placera markören i den första cellen där första namnet ska in. Välj "Verktyg","Koppla dokument". Klicka på "Skapa" under "Huvuddokument". Välj "Förteckning" och klicka på "Aktivt fönster". Under "Källdokument" klickar du på "Hämta data" och välj "Använd adressbok". Välj Outlooks adressbok och klicka därefter på OK. Klicka på "Redigera huvuddokument". Välj "Infoga kopplingsinstruktion" och välj fälten "Förnamn" och "Efternamn" (var för sig). Gå till nästa cell. Klicka på "Infoga kopplingsinstruktion" och välj fältet "Företag", om du ska ha med det. Gå till nästa cell. I sista cellen på första raden så ska det placeras ut en fältkod som gör att Word förstår att allt ska upprepas på nästa rad. Klicka på "Infoga fält" och välj "Nästa post". Välj "Koppla till nytt dokument". Klart. Insert-tangenten Metod 1: Koppla funktionen till Insert-tangenten på skrivbordet. För att aktivera Insert-tangenten; på Verktyg-menyn välj "Anpassa…", fliken "Kommandon" och knappen "Tangentbord". Under Kategorier väljer du "Alla kommandon" och "överskrivning". Flytta markören till textfältet "Ange nytt kortkommando". Tryck ned Insert-tangenten på tangentbordet och klicka på knappen Koppla". Metod 2: Välja alternativet överskrivning och "Verktyg/alternativ…" Peta sedan på fliken "Redigera". Under redigeringsalternativ väljer du "överskrivningsläge". Metod 3 - Statusraden. När statusraden visas kan du dubbelklicka på alternativet "OVR". Där ställer du in av eller på för överskrivningsläge. Metod 4: Använd ett makro för att aktivera överskrivningsläge. Skapa följande VBA-makro: Sub ToggleOverType() Options.Overtype = Not Options.Overtype End Sub Helskärm Väljer man Helskärm under Visa-menyn, döljs alla verktygsfält, menyer, linjaler m.m. och bara dokumentet visas. Tryck på ESC för att återgå till "normal" visning av dokumentet. Skapa en tabell smidigt (Word 97) Genom att skriva följande skapas en tabell på ett väldigt enkelt och snabbt sätt: +-----+-----+ tryck sedan Enter. Plustecknen betyder ny kolumn. Kan det bli lättare? Visa alla bokstäver (Word 97) Öppna ett dokument och skriv =rand följt av Enter så visar sej en mening med alla bokstäver. På det sättet kan du se de olika teckensnitten. Skriv =rand(3,4) för 3 stycken med vardera 4 meningar. Genväg till stället (Word 97) Markera det specifika stället i dokumentet och dra med högerknappen till Skrivbordet och välj "Skapa genväg". När du sedan dubbelklickar på genvägen hamnar du på det specifika stället. Stäng sökrutan (Word 97) När du hittat vad du ska m h a sökfunktionen så kan du klicka på "Avbryt" i sökrutan. Under den vertikala rullningslisten (längst ned) blir de två upp- och nedpilarna blå. För att hitta nästa förekomst av det du sökte är det bara att klicka på pilarna. Formatera text automatiskt (Word 97) Gå in på Verktyg-menyn i Word och välj "Autokorrigering". Klicka på fliken "Autoformat vid inskrivning" och markera "Fet och kursiv stil med verklig formatering". När du vill ha fet stil kan du nu skriva en asterix (*) på varje sida om ordet, vill du ha kursiv stil använder du understrykningstecknet (_) i stället. Placera bilden direkt i texten (Word 97) Som standard infogas importerade bilder i Word som flyttbara bilder så att du kan placera dem exakt på sidan, framför eller bakom text eller andra objekt. Men om du vill så kan du även placera bilden direkt i texten vid insättningspunkten. Gör enligt följande: Markera bilden. Gå till Format-menyn och klicka på "Bild". Välj "Placering" och avmarkera kryssrutan "Sväva över text". Denna inställning måste göras varje gång du vill infoga en bild direkt i texten. Scrollning (Word 97) Är det irriterande när man tar tag i scollningslisten och man inte vet vilken sida man drar den till? Gör följande: Gå till "Start", "Kör" och skriv in regedit. Gå till HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\8.0\Word\Options. Högerklicka på Options i vänstra delen. Välj "Ny/Nytt, Strängvärde". Skriv in LiveScrolling. Dubbelklicka på nyckeln och skriv 1 i dialogrutan. Klicka på OK: Skapa punktlistor med annorlunda punkter (Word 97/2000) Du kan använda nästan vilken symbol som helst för punkter av de teckensnitt som finns. ändra punktens utseende på följande sätt: Klicka i stycket där du vill ha punkter. Gå därefter till Format-menyn och klicka på "Punkter och numrering. Välj ett punktformat och klicka därefter på "Anpassa". Under Punkttecken klickar du på "Punkt. I dialogrutan "Symbol" väljer du det teckensnitt som ska användas. Skriv in ytterligare information i dialogrutan "Anpassa punktlista". Klicka på OK. I Word 2000 kan du liva upp ditt dokument med bildobjektspunkter: Markera objekten där du vill lägga till bildobjektspunkter. Gå till Format-menyn och välj "Punkter och numrering". Klicka på fliken "Med punkter", "Bildobjekt" och därefter på fliken "Bilder". Markera och infoga bildobjektspunkten där du vill ha den. Visa statusfält (Word 97/2000) Gå till Verktyg-menyn och klicka på "Alternativ" och därefter på fliken "Visning". Markera rutan "Statusfält" under Fönster-menyn i Word 97 och under Visa-menyn i Word 2000. Visas inte rätt sidantal i fältet NUMPAGES när du skriver ut (Word 2000) När du skriver ut ett dokument som innehåller fältet NUMPAGES (t ex "sida 1 av 5") skrivs ett felaktigt värde ut för det totala antalet sidor. Obs! Värdet är korrekt på skärmen.. Du löser problemet genom att göra något av följande innan du skriver ut dokumentet. Lösningsförslag 1 - Inaktivera "Visa/dölj" Klicka på "Visa/dölj" på standardverktygsfältet. Om detta verktygsfält saknas pekar du på "Verktygsfält" och klickar på "Standard" på Visa-menyn. eller Klicka på "Alternativ" på Verktyg-menyn. Välj fliken "Visning". Avmarkera kryssrutan "Alla" under rubriken "Formateringsmarkeringar". Klicka på OK. Lösningsförslag 2 - Inaktivera "Bakgrundsutskrift". Obs! Funktionen "Bakgrundsutskrift" gör att användaren kan fortsätta arbeta med Word samtidigt som ett dokument skrivs ut. Klicka på Alternativ på Verktyg-menyn. Välj fliken Utskrift. Markera kryssrutan Bakgrundsutskrift. Klicka på OK. Lösningsförslag 3 - Aktivera "Omvänd utskriftsordning" Klicka på "Alternativ" på Verktyg-menyn. Välj fliken "Utskrift". Markera kryssrutan "Omvänd utskriftsordning". Klicka på OK. Skapa brevhuvuden (Word 97/2000) Gå till Arkiv-menyn, välj "Nytt" och peta på fliken "Brev & fax". Välj en mall som liknar det du vill skapa. Klicka på "Mall" under "Skapa" och OK. Gör dina ändringar i mallen. Välj "Spara som" på Arkiv-menyn. Ange ett namn för din nya mall i rutan "Filnamn" och klicka på "Spara". Välj "Stäng" på Arkiv-menyn. När du väl har skapat mallen använder du den genom att välja "Nytt" på Arkiv-menyn och därefter din mall. Det går även att skapa en mall helt från början genom att välja "Nytt" på Arkiv-menyn och klicka på "Tomt dokument". Under "Skapa" klickar du på "Mall" och väljer sedan OK. Skapa visitkort (Word 97/2000) Öppna ett tomt Word-dokument och skriv in visitkortstexten exakt som du vill ha den. Det går bra att lägga in ClipArt eller WordArt på kortet. Markera allt och välj sedan "Kuvert och etiketter" under Verktyg-menyn. Gå till fliken "Etiketter" och klicka på "Alternativ". Markera den typ av etikett du vill använda i listan "Etiketter" och i listan "Produktnummer" markerar du rätt produktnummer för visitkortet. OK. Namn och adress på etiketter (Word 2000) Detta kan göras med funktionen "Koppla dokument".Man kan använda namn och adress från t.ex. ett brev eller att skapa ett nytt källdokument. Skrivs flera adresser sparas dessa i en datafil som man kan använda till olika brev och etiketter. Gör följande: Gå till Verktyg-menyn och välj Koppla dokument Under Huvudmoment klickar du på Skapa Markera Etiketter Välj Aktivt fönster eller Nytt huvuddokument Under Källdokument väljer du Hämta Data Välj nu Skapa källdokument Markera fältnamnen du ej behöver och Ta bort fältnamn Vid behov lägg till nya fältnamn Klicka OK Spara filen/registret Klicka på Ange huvuddokument Tala nu om vilken typ av skrivare du har Välj typ av etikett Klicka OK Klicka därefter på Infoga kopplingsinstruktion Markera det första fältet som ska läggas in För ny rad tryck "Enter" Markera det andra fältet som ska läggas in t.ex. förnamn Gör mellanslag Markera nästa fält t.ex. Efternamn o s v Klicka OK när alla poster är inlagda Klicka på Koppla Om du sparar dokumentet med kopplingsinstruktionerna kan du använda samma dokument nästa gång. Spara eller stänga alla öppna dokument samtidigt (Word 97/2000) Tryck ner Skift och klicka på Arkiv-menyn och därefter på "Spara alla" eller "Stäng alla". Lägg till & ta bort teckensnitt (Word 2000) Öppna "Kontrollpanelen" och dubbelklicka på Teckensnitt. Om du ska lägga till teckensnitt: Under "Arkiv" välj "Installera nytt teckensnitt". Välj enhet och klicka på den mapp som innehåller de teckensnitt som ska läggas till och klicka på det. Om du ska ta bort ett teckensnitt: (Kolla först så att inte teckensnittet är skrivskyddat.) Klicka på ikonen för det teckensnitt som ska tas bort. Under "Arkiv" väljer du "Ta bort". Infoga vattenstämpel (Word 2000) Gå till Visa-menyn och välj sedan "Sidhuvud och sidfot". En inramad ruta visas på sidan. Infoga bilden som ska användas som vattenstämpel, genom att klistra in den direkt eller genom att välja "Bildobjekt" på Infoga-menyn och där välja vad du anser lämpligt. Högerklicka på bilden och därefter på "Formatera bild" på menyn. Klicka på fliken "Layout". Markera "Bakom text". Klicka OK. Dra bilden med musen till önskad plats. Gå till Visa-menyn och sedan till "Sidhuvud och sidfot" igen. Den inramade rutan försvinner och bilden är nu låst som ett vattenmärke. Lösenordsskyddat dokument (Word 2000) Öppna aktuellt dokumentet, gå till Verktyg-menyn och välj "Allmänna alternativ". Ange nu det lösenord du vill ha i fältet "Lösenord". Klicka OK och bekräfta lösenordet i rutan. Skriv in lösenordet för att öppna igen. Klicka OK. Infoga ny sida (Word 2000) Ställ markören på den plats där den nya sidan ska infogas och sedan kan du antingen; trycka Ctrl + Retur eller välj "Brytning" på menyn "Infoga", markera "Sidbrytning" och klicka OK. Upprepa detta så har det infogats en ny sida mellan två textstycken. Ändra standardarbetsmapp (Word 2000) Gå in i Verktyg-menyn och klicka på "Alternativ" och därefter "Sökvägar". Välj "Dokument" i listan "Filtyper" och klicka på "ändra". Nu kan du skapa en ny mapp och använda den, eller ange en befintlig mapp som standardmapp genom att söka upp mappen i mapplistan och klicka på den. Infoga text i figur eller i textruta (Word 2000) Markera först figuren eller textrutan. Ska du lägga in en första text, klicka med höger musknapp på figuren, ej linje eller frihandsfigur. Klicka därefter på "Lägg till text" på snabbmenyn och skriv in texten. Vill du lägga till text till befintlig text, klicka med höger musknapp på figuren, ej linje eller frihandsfigur. Klicka därefter på "Redigera text" på snabbmenyn och skriv in texten. Skriv ut del av dokument (Word 2000) Markera stycket i dokumentet som du vill skriva ut. Gå till Arkiv-menyn och välj "Skriv ut". Markera "Markering" under "Sidintervall". OK. Anpassa knappar och verktygsfält (Word 2000) Så här lägger du till en knapp; Gå till Verktyg-menyn, "Anpassa" och fliken "Kommandon". Markera i vilken kategori knappen ska läggas till. De knappar som finns tillgängliga för den valda kategorin visas i listrutan "Kommandon" till höger. Markera önskad knapp och dra den till verktygsfältet. Vill du se en kort beskrivning av en inbyggd knapps funktion? Klicka först på knappen och sedan på "Beskrivning" i dialogrutan "Anpassa". Byt ut bilden på en knapp genom att gå till Visa-menyn, peka på "Verktygsfält" och klicka där knappen finns. Gå sedan till Verktyg-menyn, välj "Anpassa" och högerklicka på knappen. Välj "ändra knappbild" och klicka på önskad bild. Om du vill redigera knappbilden högerklickar du på knappen, och därefter på "Redigera knappbild". ändra, och klicka sedan på OK. För att kopiera eller flytta en knapp: Gå till Verktyg-menyn välj "Anpassa" och fliken "Verktygsfält". Om du vill du flytta en knapp drar du den till en ny plats i verktygsfältet, men vill du kopiera knappen tryck ned Ctrl under tiden du drar knappen till en ny plats i verktygsfältet. Klicka därefter på "Stäng". Skapa nytt verktygsfält? Gå till "Verktygsfält" i Visa-menyn och "Anpassa". Peta på fliken "Verktygsfält" och knappen "Nytt". Skriv det nya namnet på i rutan "Namn". Välj den mall eller dokument där du vill spara verktygsfältet i listrutan "Tillgängligt för". Klicka OK och sedan på fliken "Kommandon" i dialogrutan "Anpassa". Markera från vilken kategori du vill välja knapp och dra knappen från rutan "Kommandon" till en plats i verktygsfältet. Stäng. Flytta på ett verktygsfält Dra i något av de två vertikala strecken på vänster sida. Om det är ett rörligt verktygsfält pekar du på rubrikraden och drar verktygsfältet till den nya positionen. Var ska ändringarna sparas, om man skapat ett anpassat verktygsfält eller redigerat ett befintligt? Ändringarna kan sparas i den normala mallen, en annan mall eller ett öppet dokument. När du ska välja var ändringarna ska sparas markera mallen eller dokumentet i listrutan "Spara i" under fliken "Kommandon" i dialogrutan "Anpassa". Kraschar Word 2000 när du skriver siffror efter plustecknet Gå till Verktyg-menyn, "Alternativ" och "Språkkontroll". Ta bort markeringarna framför "Kontrollera grammatik medan du skriver" samt vid "Kontrollera grammatik och stavning". Visa dokumentnamnet i dokumentet (Word 2000) Klicka där namnet ska placeras. Gå till Infoga-menyn och välj Fält… Välj Dokumentinformation och Filmnamn. OK. Inställning av sökvägar (Word 2000) Klicka på "Alternativ" på Verktyg-menyn, välj fliken "Sökvägar". Välj därefter filtypen som skall ändras. Klicka på "ändra" och ange korrekt sökväg. OK. Autoformatering av gemener och versaler (Word 2000) Är CapsLock aktiverad av misstag blir första bokstaven gemen och de efterföljande versala istället för tvärtom. Word kan ändra detta automatiskt så man slipper skriva om texten. Gå till Verktyg-menyn och välj "Autokorrigering". Klicka i rutan framför "Korrigera oavsiktlig användning av cAPSLOCK". Spara webbsidan som Word-dokument (Word 2000) Om du skapat en webbsida i Word 2000 och sedan kommer på att den skulle ha sparats i vanligt format kan du spara om webbsidan som ett Word-dokument. öppna webbsidan i Word och gå till "Arkiv", "Spara som". Skriv in ett nytt namn i rutan "Filnamn". I Filformatsrutan klickar du på "Word-dokument", och sedan på "Spara". Ändra eller lägga till citatkategorier för citatförteckningar (Word 2000) Tryck Alt + Skift + I och klicka på "Kategori". Om du vill du ersätta en befintlig kategori klickar du på den kategori du vill ersätta. Vill du lägga till en ny kategori klickar du på en siffra mellan 8 och 16. Skriv namnet på den kategori som ska läggas till i listan i rutan "Ersätt med". Klicka på "Ersätt". Ersätt alla ord med urklipp (Word 2000) Med funktionen "Ersätt" under Redigera-menyn kan du ersätta felstavade ord med exempelvis innehållet i Urklipp. Du kan alltså klistra in en bild som du vill lägga in flera gånger. Gör följande: Gå till Redigera-menyn, "Ersätt" Avmarkera "Använd mönstermatchning" Skriv ^C i rutan "Ersätt med" öka "rullningshastigheten" (Word 2000) Det tar längre tid att använda rullningskommanot i ett dokument som innehåller många bilder än ett dokument utan bildobjekt. Orsaken är att det krävs mycket minne för att ladda och visa bilder. Vill du öka hastigheten på rullningen döljer du bildobjekten i dokumentet. Gå till Verktyg-menyn och välj "Alternativ" och därefter "Visa". Om du nu vill dölja en ClipArt eller ett importerat bildobjekt, fyll i kryssrutan för "Platshållare för bildobjekt" under "Visa". Vill du dölja bildobjekt som skapats med ritverktyget om du är i utskriftslayout eller webblayout, avmarkera kryssrutan för "Ritade objekt" under "Alternativ för utskrift och webblayout". Lika långa spalter (Word 2000) Om du vill skapa spalter som är lika långa oberoende av hur mycket text de innehåller kan du göra på följande sätt: Placera insättningspunkten i slutet av texten Gå till Format-menyn och välj "Spalter" Markera "En" under "Förval" Markera "Härifrån och framåt och OK Specialtecken (Word 2000) Ç Ctrl + , + C ¿ Alt Gr + Skift + ? ¡ Alt Gr + Skift + ! ã, ñ eller õ Alt Gr + ~ sedan respektive bokstav ë, ï, ö, ü eller ÿ " och sedan respektive bokstav â, ê, î, ô eller û Skift + ^ och sedan respektive bokstav Dra en horisontell linje (Word 2000 & 2002) Enklaste är att skriva någon av de tecken som genom AutoFormat bildar en linje. Skriv något av nedanstående tecken på en tom rad tre gånger och tryck Enter. Bindestreck (-) för att göra en tunn linje. Underscore (_) för att göra en fetare linje. Likamed tecknet (=) för att göra en dubbellinje. Tilde (~) för att göra en vågig linje. Nummertecknet (#) för att göra en fet linje i mitten med två tunna på vardera sida Asterisk (*)för att göra en linje gjord av små fyrkanter. Hoppa mellan rubriker (Word 2002) Klicka på "Dokumentöversikt" på Standard-menyn. På vänster sidan öppnas nu en ruta och alla rubriker i dokumentet visas. Klicka på önskad rubrik för att komma dit. Excel Undvik att öppna makron Om du ska öppna ett Exceldokument du fått någonstans ifrån, tryck ner Shifttangenten samtidigt som du klickar på "öppna" inne i Excel (efter att du valt "öppna" från "Arkiv"). Då öppnas filen men alla makron hoppas över. Kanske du slipper virus den vägen! Exaktare bläddring Genom att hålla shifttangenten nedtryckt när man drar i rullningslisten till höger syns en ruta som visar vilken rad man befinner sig på. Släpp shifttangenten vid önskad rad. Kommentar till cellen Markera cellen som ska kommenteras, högerklicka, välj "Infoga kommentar". Skriv i den gula rutan. Eller (om inte "Infoga kommentar" syns) markera cellen, välj "Infoga" på menyn och "Anteckningar...". Klart. Nu finns en röd triangel eller fyrkant i den kommenterade cellens ena hörn. För muspekaren dit så kommer texten fram. Mata in samma värde i flera celler Markera önskade celler. Skriv värdet och håll ner Ctrl-tangenten samtidigt som du trycker Enter. Markera tomma celler i en tabell Välj "Redigera" och "Gå till". Klicka på "Special" och sedan "Tomma celler". OK. Skriv ut med kommentar Under menyn "Arkiv" välj "Utskriftsformat", fliken "Blad" och fältet "Kommentar". Välj i rullgardinsmenyn "I slutet av bladet" och bocka för rutan "Rad- och kolumnrubriker". Klicka OK. Vid utskrift hamnar nu kommentarerna på ett separat papper med hänvisning till aktuell cell. Pratbubbla Om du vill uppmärksamma en cell så kan du skriva en kommentar i en pratbubbla. Välj "Visa", "Verktygsfält" och bocka för rubriken "Rita". Idet nya fältet klickar du på knappen "Figurer" och väljer "Bildtexter och pratbubblor". Välj pratbubbla. Placera muspekaren (som bör se ut som ett tunt kors) ungefär där du vill ha din pratbubbla, tryck ned vänster knapp och dra tills bubblan får rätt storlek. Bubbelstorleken kan du ändra på i efterhand också. Den lilla gula fyrkanten drar du i för att styra var bubbelspetsen ska vara. Klicka i bubblan och promptern ändras till ett blinkande, lodrätt streck och du kan börja skriva. Vill du redigera det du skrivit så markera texten, högerklicka och välj "Formatera figur". Stäng arbetsböcker snabbt Tryck Shift samtidigt som du stänger en arbetsbok, så stängs alla öppna arbetsböcker. Ändra standarddiagram Markera ett diagram så kommer "Diagramalternativet" i menyraden fram. Markera lämpligt diagram och klicka på alternativet "Använd som standard". Uppdatera diagram Markera cellerna som ska vara med i diagrammet, håll ner Ctrl och placera markören över områdets kant. När plustecknet syns är det bara att dra och släppa cellerna över diagrammet. Automatisk sidopassning och radhöjd Vid sidopassning markera aktuell cell och välj "Format", "Kolumn" och "Passa markering". För radhöjden markera aktuell cell och välj "Format", "Rad" och "Autopassa". Vill man vara görs det lätt för sej kan man dubbelklicka på gränslinjerna i kanten. Då anpassas storleken automatiskt till det största värdet i en cell i den aktuella raden eller kolumnen. Säkerhetskopia Välj "Arkiv", "Spara som" och "Alternativ" så kan man se till att Excel alltid sparar en säkerhetskopia med filändelsen .bak varje gång man sparar. Automatiska arbetsböcker Alla filer som sparas i katalogen XL-start (underkatalog till Officekatalogen), startas automatiskt varje gång Excel öppnas. Kontrollera delsummor För att se delberäkningar - om man vill ändra i cellerna - markera cellen och den aktuella delen av uträkningen. Tryck F9 och Excel visar värdet av cellen. Autofyll Skriv t ex en etta i en cell och en tvåa i nästa. Markera cellerna och dra ut dom från den lilla tjockare punkten i nedre högra hörnet. Nu fortsätter Excel med tre, fyra osv. Ett kraftfullare sätt att använda funktionen är att dra ut området som ska fyllas med höger musknapp så dyker det upp ett antal alternativ hur fyllningen ska ske. Bildbakgrund i diagram Öppna en bild i något ritprogram och kopiera den. Gå över till Excel och markera den del av diagrammet som ska ändra utseende och välj "Redigera", "Klistra in". Lägg till ljud och rörlig bild Välj "Infoga", "Objekt" och välj lämpligt objekt. Länka sedan en fil till ikonen i kalkylbladet. Strul med HTML-tabeller Om man tar en tabell från "nätet" och flyttar in den i Excel, kommer säkerligen all text att hamna i enda cell. Markera cellen och välj "Data" och "Text till kolumner…". Följ sedan den guide som visas och tabellen kommer att delas upp på kolumner och rader. Automatisk radbrytning i celler För att automatiskt radbryta texten i alla celler välj "Format", "Celler" och klicka på "Justering". Markera alternativet "Radbyte". Skriva två rader i samma cell När du har skrivit en rad i cellen, tryck Alt + Enter så bildas en ny rad inuti cellen för rad två. Skriva ut kalkylblad på en sida Ett utskrivet kalkylblad kan ibland se lite fel ut, för liten eller en liten bit som skrivs ut på andra sidan. Gå till "Arkiv", "Utskriftsformat" och fliken "Sida". Under "Skalning" markera alternativet "Passa" och "1" i listrutan. Formatera del av mening Dubbelklicka på cellen som innehåller meningen, markören blir ett streck. Markera ordet eller orden och ange önskade formateringsalternativ. Lås fast rubrikerna Om tabellrubrikerna ska synas överst på varje sida går man till "Arkiv", "Utskriftsformat", "Blad" och placerar markören i fältet "Rader överst". Markera sedan direkt i kalkylbladet de celler som innehåller rubrikerna. Flytta celler smidigt Om du vill flytta en cellgrupp så markera först cellerna genom att hålla ned vänster musknapp och dra muspekaren över cellerna. Flytta pekaren dit du vill ha cellerna och tryck Enter. Snabba formler Kopiera en formel till flera celler på samma gång genom att markera önskade celler och skriva in formeln. Avsluta med att hålla Ctrl-tangenten nedtryckt och sedan trycka på Enter. Byt plats på kolumner och rader Markera cellerna, högerklicka och välj "Kopiera". Högerklicka på en cell längre ned på arket och välj "Klistra in special". Kryssa för fältet "Transponera" och OK så byter dina rader och kolumner i tabellen plats. Skapa egna automatiska listor Om du skriver måndag i en cell och sedan tar tag i ett hörn och drar i cellen, fylls resten av veckans dagar på i de markerade cellerna. Varför inte skapa egna sådana anpassade listor? öppna en ny arbetsbok och skriv in de poster som ska ingå i din lista, en post per cell. Spara sedan listan genom att på Verktyg-menyn välja "Alternativ". Under fliken "Anpassa lista" klickar du i fältet "Importera lista från celler" och markerar sedan de aktuella cellerna. Klicka på knappen "Importera" och sedan OK. Sådär ja. Nu kan du använda listan när du vill. Skapa en sifferserie Välj "Fyll", "Serie" från Redigera-menyn. Ange stegstorleken och högsta talet - detta gäller bara tal i stigande serie. Vill du att sifferserien ska vara fallande markerar du önskad cell med det högsta talet. Skriv sedan i cellen under, formeln =A1-2 eller 3,4,5.. beroende på dina önskemål. Sedan drar du i cellens hörn så långt du vill. Absoluta referenser Sätt in ett dollartecken innan kolumn- och radnamnet så pekar formeln alltid på samma celler oavsett vart du kopierar dom. Ex vis =medel($E$3:$E$8). Ta bort punkter, text eller blanksteg i sifferkolumner Ibland smyger en del blanksteg eller text in i kolumnerna ocg ställer till problem. En del system har punkter för tusentalsavgränsning och då är det inte säkert att Excel fixar detta. Pröva följande: Markera den cell som innehåller blanksteg eller text. Kopiera det som du vill ha bort i formelfältet. Markera aktuell kolumn. Välj "Redigera", "Ersätt" eller tryck Ctrl + H. Klistra in (Ctrl + V) det som du vill ha bort i "Sök efter", om du vill ha bort punkter så skriver du en punkt i rutan. Låt "Ersätt med":- rutan vara tom. Klicka på "Ersät"t eller "Ersätt alla" beroende på hur du vill ha det. Ta bort blanksteg med ett makro Ett mellanslag före siffran i en cell som är högerjusterad ser ut som en siffra, men Excel behandlar cellinnehållet som text. För att rensa celler från inledande mellanslag finns en särskild funktion som heter trim (rensa) som kan användas i ett makro genom att skriva följande: Sub rensa_mellanslag() For Each m In Selection.Cells m.Value = Application.Trim(m.Value) Next m End Sub Spåra ändringar Är ni flera användare i en arbetsbok kan det vara bra att veta vilka ändringar som har gjorts och av vem. Välj "Verktyg", "Spåra ändringar" och "Markera ändringar". Kryssa för "Spåra ändringar vid redigering och dela arbetsboken". Kryssa även för "När", "Vem" och "Markera ändringar på skärmen". Fortsättningsvis har ändrade celler en mörkblå triangel uppe i vänstra hörnet. För du muspekaren över triangeln ser du vem som ändrade sist och vad som ändrades. Översikt Om du vill se om layouten på ett stort kalkylblad är bra eller inte kan du välja "Helskärm" i Visa-menyn. Tryck Ctrl + End och sedan Ctrl + Skift + Home för att markera allt. Välj "Zooma" i Visa-menyn och kryssa i "Passa markering". Obegripliga cellreferenser För att kunna referera till olika celler med namn i stället för med obegripliga cellreferenser, markera ett antal celler som du vill referera till. Klicka på "Infoga" på Verktyg-menyn, välj "Namn" och "Definiera". Skriv in ett lämpligt namn, så är det klart. Namnge formler Om du behöver skriva samma långa krångliga formel om och om igen, markera en cell, gå till samma ställe som ovan och skriv in ett namn. I fortsättningen behöver du bara skriva formelnamnet efter likhetstecknet. Länka en textruta Klicka på "Textrutan" på verktygsfältet Rita. Klicka på kalkylbladet och dra pekaren för att skapa en textruta i önskad storlek. ändra i formelfältet genom att klicka där eller trycka F2. Skriv formeln för länkning, t.ex. =A4. Tryck Enter. Trött på att siffror blir datum Sätt ' framför det du skriver så blir det textformat i cellen. Om du skriver ’15/3 blir det i cellen 15/3 i stället för 15-mar. Eller sätt en punkt bakom 15/3. Flytta insättningspunkten I en sammanhängande lång tabell kan detta tips vara praktiskt. Markera exempelvis en av de översta cellerna i den sammanhängande tabellen, håll musen över cellens nedre kantlinje då en snedställd pil visas. Dubbelklicka på kantlinjen och insättningspunkten flyttas till sista cellen i den kolumnen. Samma sak om du väljer höger resp. vänster eller övre kantlinje beroende på var i tabellen du befinner dig. Dubbelklicka på vald kantlinje och du kommer till slutet av raden, början av raden eller överst i den kolumn du befinner dig i. Visa en funktions olika argument Placera markören i den cell där funktionen finns och gå till Infoga-menyn. Välj "Funktionsguiden..." och följ guidens anvisningar. Ett litet råd: Skriv funktionen och första parentesen t ex =Summa( och tryck på Ctrl + A så visas andra steget i Funktionsguiden. Infoga sökväg och filnamn Använd följande makro för att lägga till t.ex. en fullständig sökväg. Sub UpdateFooter() ActiveSheet.PageSetup.LeftFooter = ActiveWorkbook.FullName End Sub För att kunna använda detta makro måste du spara arbetsboken samt klicka i det kalkylblad där sidfoten ska läggas till innan makrot körs. Om sökvägen ska vara till höger i sidfoten, till vänster eller höger i sidhuvudet, ändrar du LeftFooter till RightFooter, LeftHeader eller RightHeader. Öppna en arbetsbok automatiskt vid start I katalogen EXCEL finns en underkatalog som heter XLSTART. Alla dokument som ligger i XLSTART öppnas vid start. Räkna med bråk För att räkna med bråk av typen 7 1/4 måste man göra ett mellanslag mellan hel- och bråktalet. Om bråket endast består av 3/4 måste man skriva 0 3/4 om talet ska behandlas som just ett bråktal. Obs att, enligt ovan, 71/4 inte är det samma som 7 1/4 vid en beräkning i datorn. Nu kan man räkna som vanligt och talen behandlas i decimalform i beräkningen men visas som ett bråk i cellen. Om det inte visas som ett bråk så formatera med Ctrl+1 - kortkommando för "Celler" i Format-menyn - välj "Bråk" och önskat format. Till exempel kan 49,3 visas som tiondelar 49 3/10. PS Förr i tiden hette bråk Allmänt bråk och decimalform kallades för Decimalbråk. DS Öresutjämning Vill du avrunda till hela kronor så gör följande: =HELTAL(A4+0,5). Detta förutsätter då att det tal du vill avrunda står i cell A4. Vill du i stället avrunda till närmaste 50-öring, gör så här: =HELTAL(2*A4+0,5)/2. Ett annat (bättre?) tips är att använda "Funktionsguiden" i Excel så behöver du inte krångla med att lägga till 50-öringar och dividera med 2 o.s.v. Om du har 238,75 i cell A4 =AVRUNDA(A4;0) avrundar uppåt/nedåt till närmaste heltal, dvs 239=AVRUNDA.NEDåT(A4;0) avrundar nedåt till närmaste heltal, dvs 238=RUNDA.NER(A4;0,5) avrundar nedåt till närmaste 50-öring, d v s 238,50 Om du har 238,25 i cell A8=AVRUNDA(A8;0) avrundar uppåt/nedåt till närmaste heltal, dvs 238=AVRUNDA.UPPåT(A8;0) avrundar uppåt till närmaste heltal, dvs 239=RUNDA.UPP(A8;0,5) avrundar uppåt till närmaste 50-öring, d v s 238,50 Med funktionerna AVRUNDA, AVRUNDA.NEDåT och AVRUNDA.UPPåT bestämmer du dessutom själv vilket antal decimaler du vill att avrundningen skall använda (talet efter cellreferensen, i det här fallet 0). Excel använder annars alltid flytande decimaler i alla beräkningar, men om du avrundar med någon av dessa funktioner, så använder Excel i de fortsatta beräkningarna endast det antal decimaler du angivit - mycket användbart för att slippa ifrån irriterande 1-kronors-felsummeringar vid t ex upprättande av balans- och resultaträkningar i hela kronor, med delsummeringar och totalsummeringar. Visste du, att när du använder "Formatera celler" och inte vill visa decimaler/ören, så är det bara i det för ögat synliga som decimaler/ören tas bort, men innehållet i cellerna ändras inte, dvs Excel fortsätter att räkna med flytande decimaler och du får sådana där märkliga 1-kronors fel, som du kan alltså kan få bort genom att genomgående i dina beräkningar använda formlerna ovan. Ytterligare ett sätt att avrunda: =AVRUNDA(A4/X;0)*X där X bestämmer avrundningen, t.ex. X = 1 för heltalsavrundning X = 0.5 för 50-öresavrundning X = 0.25 för 25-öresavrundning X = 0.1 för 10-öresavrundning X = 0.05 för 5-öresavrundning o.s.v. Man kan avrunda till vad som helst med denna metod, t.ex. 0.15 för 15-öresavrundningar eller 30 för 30-kronorsavrundningar. Dra ett diagonalt streck Ta fram verktygsfältet för ritning genom att högerklicka på standard-verktygsfältet och välja "Ritning" i menyn. Klicka på knappen som har ett rakt streck som symbol. Tryck ned Alt och dra en linje från hörn till hörn. Menyn "Formatera objekt", där man kan ändra färg, typ och tjocklek, får du fram genom att markera och högerklicka på den diagonala linjen. Dela cellen med ett diagonalt streck Börja med att skapa de två rubriker du vill ha i den delade cellen. Skriva några mellanslag i cellen. Det exakta antalet kan variera, men börja med tio stycken. Skriv rubriken som hänvisar till kolumnrubrikerna. Håll ned Alt-tangenten och tryck Enter två gånger. Det skapar en radbrytning i cellen. Skriv sedan rubriken som hänvisar till raderna och tryck Enter. Med cellen aktiv, välj "Celler" på Format-menyn och sedan fliken "Kantlinje". Välj en linjetyp och klicka sedan på knappen med den vinklade linjen nere till höger bland kantlinjeknapparna. Välj sedan fliken "Justering" och kryssa i rutan "Radbyte". OK. Du behöver antagligen finjustera kolumnbredden, radhöjden och antalet blanksteg framför den första rubriken för att få allting precis som du vill ha det. För att justera rubrikerna till höger om den delade cellen väljer du Format-menyn och "Celler", "Justering" och ändra eventuellt den vertikala inställningen till "överkant". Slå ihop två kolumner Lägg in ett datum i cellen A1. Lägg in en tid i cellen B1. Summera A1 och B1 i cellen C1. Summan blir datum och tid efter varandra. Om man högerklickar på C1 och tittar på cellens format kan man se att det är datum där tid även visas. Om man vill ha en listseparator mellan datum och tid, kan man anpassa datum-formatet för den cell där resultatet visas. Skapa egna knappar Börja med att högerklicka på ett verktygsfält och välj "Anpassa" i snabbmenyn. När dialogrutan "Anpassa" är öppen kan du högerklicka på en valfri knapp i valfritt verktygsfält och välja "Redigera knappikon" i snabbmenyn. Nu får du upp en dialogruta där du kan fylla i rutor för att anpassa eller skapa en helt egen knapp. Om du vill utgå från en helt tom knapp infogar du först en ren knapp i verktygsfältet. Det gör du genom att högerklicka på verktygsfältet och välja "Anpassa" i snabbmenyn. Välj sedan kategorin "Anpassade" och dra den tomma knappen till valfri plats i verktygsfältet. Anpassad knappförklaring När ett makro kopplas till en anpassad knapp i ett verktygsfält visas förklaringen "Anpassa": Om du vill visa just din egen förklaring kan du gör följande makro. Sub auto_open() Toolbars("namn") _ .ToolbarButtons(1).Name = "Min anpassade knapp" End Sub Nu visas förklaringen "Min anpassade knapp" "Vrida" cellinnehåll Ett vanligt ’fel’ man gör när man bygger databaser eller tabeller är att man skriver data åt fel håll, det vill säga lägger ett fält per rad och en post per kolumn. Då är man begränsad till 255 kolumner/poster. I nedanstående"exempel" är en adresslista lagd horisontellt vilket begränsar antalet adresser till 255. För att ändra detta till en vertikal lista gör du enligt följande: Markera alla celler som innehåller data, kopiera dessa och välj sedan ett nytt tomt blad. Ställ markören i cell A1, och välj "Klistra in Special" från Redigera-menyn. Kryssa där i "Transponera" och tryck sedan på OK. På så sätt ’vrider’ man på befintlig data och kan nu skriva in betydligt fler poster, 16 384 rader i Excel 95 och 65 536 rader i Excel 97. Kolumnantalet är däremot begränsat till 256 i alla versioner. Klistra in 6-ställiga datumfält utan att de tappar första 0:an Markera kolumn för datumfält text genom att klicka på "Format", "Celler" och "Text". Gå tillbaks till ditt ursprungsprogram och kopiera aktuell kolumn. I Excel väljer du sedan "Redigera", "Klistra in special", "som Text" och nollorna finns kvar. Skriva upphöjt till Om du vill skriva exempelvis 25 kubikmeter kan du göra följande: Skriv 25m i cell A1. Högerklicka och välj "Formatera celler". Bocka i rutan "Upphöjt" under Tecken-fliken och klicka OK. Skriv 3 (kubikmeter). Klart Samma information på flera sidor Om du skapar en ny arbetsbok kan du ordna så att t.ex. bladen 2 till och med 8 innehåller exakt samma information, ta t.ex. en budget som senare skall konsolideras. Aktivera då blad 2, för att sedan hålla ned CTRL när du markerar blad 3 till 8, eller så kan du hålla ned SKIFT och direkt markera blad 8, då markeras alla blad mellan det aktiva och det som senast markerats. Dessa bladflikar blir då vita till färgen samtidigt som texten Grupp visas i Excel´s programlista överst på skärmen till höger om filnamnet. Om du nu markerar cellen A1 och skriver din text, så fylls denna text i motsvarande celler på alla blad som är markerade. Skulle du sedan vilja skriva ut dessa blad väljer du "Arkiv" och "Skriv ut". I dialog-rutan ser du att "Markerade Blad" är valt som utskriftsalternativ i rutan "Skriv ut". Tryck på OK så skrivs alla markerade blad ut på skrivaren. Informationen hamnar inte på samma rad vid import Låt säga att du har importerat några prydliga kolumner. Första raden ligger i A1, B1, C1, D1 och E1. Ett av fälten ligger dock i i cellen A2. Gör en formel i cellen F1: "=A2". Kopiera formelfältet F1 till kolumn F, fr o m cell F2 och nedåt. Kopiera sedan hela F-kolumnen. Ställ dig i cell F1 och klistra in genom att klicka på "Redigera", "Klistra in special", "Klistra in Värden". Markera all och sortera genom att klicka på "Data", "Sortera", "Sortera efter Kolumn A". Släng den information som inte längre behövs (f d rad 2, 4, 6 o s v). Rullningslisten är för snabb Om rullningslisten skenar för snabbt så finns det i Excel en funktion som gör att man kommer tillbaka till den plats man befann sig på innan rullningslisten rusade iväg: Håll ner Ctrl-tangenten och tryck på backstegstangenten. Snygga till datumen (Excel 97) Om du vill att en cell ska visa dagens datum där dagen anges i sifferform och följs av månaden i text, (datumet 991224 ska skrivas 24 december) markera cellen och välj "Celler" i Format-menyn. Det går även att högerklicka på cellen och välja "Formatera celler". Under fliken "Tal", välj "Datum". Markera den datumtyp du vill ha och klicka på OK. Vill du att en cell ska visa datumet 981224 med veckodag (fredag 24 december), välj "Anpassat" i listan över kategorier under fliken "Tal". I fältet "Typ" skriver du DDDD DD MMMM med versaler och klickar på OK. Skriv DDDD DD MMMM åååå om du vill att cellen även ska visa året. Bråkig arbetsbok (Excel 97) Om arbetsboken du öppnat inte fungerar riktigt som den ska - kritiskt fel o.s.v. - kan detta bero på korrupt format, felaktiga formler m.m. Då finns det ett verktyg som städar upp en sådan fil, förutsatt att du lyckas öppna filen. Det är ett makro som stegvis flyttar över data från den skadade filen till en ny. Efter varje lyckat steg, sparas den nya filen och en logfil uppdateras. Även om du inte kan rädda hela dokumentet, kan du på detta sätt få en delvis räddad fil och ledtrådar ur logfilen till vad som hänt. Detta verktyg följer med Microsoft Office 97 Resource Kit (under \Excel\Recovery), men kan även hittas på Microsfts site under rubriken General Tools. Med verktyget följer också en fil som beskriver vad verktyget kan och inte kan rädda, samt hur du gösr. Hoppa mellan vissa celler (Excel 97) Om du vill kunna ändra värden enbart i ett visst antal celler - m h a Tab-tangenten hoppa bara mellan dessa celler - så gör följande: Markera aktuella celler och tryck därefter ned Ctrl + 1. Klicka på fliken "Skydd" och se till att rutan "Låst" är avmarkerad. Klicka OK. På Verktyg-menyn väljer du "Skydd" och "Skydda blad". OK. Städa celler (Excel 97) Vill du ta bort de skräptecken som ibland dyker upp när du importerat data till ett kalkylblad, kan du använda funktionen "Städa". Om du vill städa cell B4, ställ dig i en tom cell och skriv =städa(b4) och tryck Enter. Skriv Clean om du har en engelsk variant. Skriva längre texter i samma cell (Excel 97) Gå till Format-menyn, välj "Kolumn och bredd", och anpassa till önskad bredd. Gå åter till Format-menyn och välj "Celler" och fliken "Justering". Klicka i kryssrutan "Radbyte". Nu bör den skrivna texten anpassas till kolumnbredden. Problem med Sidhuvud/Sidfot (Excel 97) En bugg verkar göra det omöjligt att skriva information i det högra fältet i Sidhuvuden/Sidfötter i Excel 97 Använd följande makro för att lägga till t.ex. en fullständig sökväg: Sub UpdateFooter() ActiveSheet.PageSetup.LeftFooter = ActiveWorkbook.FullName End Sub För att kunna använda detta makro måste arbetsboken sparas samt klicka i det kalkylblad där sidfoten ska läggas till innan makrot körs. Vill du ha sökvägen till höger i sidfoten, till vänster i sidhuvudet eller till höger i sidhuvudet, ändrar du LeftFooter till RightFooter, LeftHeader eller RightHeader. Fyll hela sidbredden vid utskrift (Excel 97/2000) Om du vill att hela pappersbredden ska användas när du skriver ut ett kalkylblad så klicka på Arkiv-menyn, "Utskriftsformat" och fliken "Sida". Under "Skalning" klicka på "Passa" och välj "1 sida bred". Ta bort siffran som anger sidans höjd i den andra "Passa-rutan". Infoga webbadress eller sökväg i Sidhuvud resp. Sidfot (Excel 2000) Använd följande makro för att lägga till t.ex. en sökväg eller webbadress. Sub UpdateFooter() ActiveSheet.PageSetup.LeftFooter = ActiveWorkbook.FullName End Sub För att kunna använda makrot måste du klicka i det kalkylblad där sidfoten ska läggas till samt arbetsboken sparas innan makrot körs. Ska adressen stå till vänster eller höger i sidfoten eller i sidhuvudet, ändrar du LeftFooter till RightFooter och LeftHeader till RightHeader. Infoga dagens datum (Excel 2000) Först ett snabbt sätt: Håll nere Ctrl och Shift Tryck på semikolon (dvs. ;) för att få datum Med Ctrl och Shift fortfarande nedtryckta slå mellanslag och kolon (dvs. :) och klockslaget kommer upp. Eller, skriv =TODAY() i cellen där dagens datum ska infogas. Cellen uppdateras varje gång kalkylbladet räknas om, om arbetsboken öppnas t ex. Om du vill frysa datumet markerar du en cell, går till Redigera-menyn och väljer "Kopiera". Gå till Redigera-menyn igen och välj "Klistra in special", klicka därefter på "Värden" och OK. Ett annat sä är att markera cellen som skall innehålla datumet och gå till Infoga-menyn och välja "Funktion". Klicka sedan på "Datum och Tid", markera "NU" och klicka OK två gånger (om brädstaplar syns måste du bredda kolumnen). ändra standardmapp (Excel 2000) Är du trött på mappen som öppnas varje gång du startar Excel så skapa först ett nytt dokument. Gå sedan till Verktyg-menyn, "Alternativ" och välj "Allmänt". Skriv namnet på den mapp som ska användas som standardmapp i rutan "Standardkatalog". Klicka OK. ändra antal tidigare öppnade filer som visas på Arkiv-menyn (Excel 2000) Öppna ett nytt dokument. Gå till Verktyg-menyn, "Alternativ" och "Allmänt". Om du inte vill visa några tidigare öppnade filer på Arkiv-menyn avmarkera kryssrutan "Lista med senaste använda filer". Vill du ändra antalet tidigare öppnade filer, ändra värdet till höger om kryssrutan till ett tal mellan 1 och 9. OK. Skapa en kopia som utesluter dolda celler (Excel 2000) Gå till Redigera-menyn och välj "Gå till", "Special" och klicka därefter på "Enbart synliga celler". Välj på "Kopiera", klicka i en cell eller i ett tomt kalkylblad och därefter på "Klistra in". Ange fler än en rad i en cell (Excel 2000) Det går att visa flera rader med data i en cell på två olika sätt. För att börja en ny rad medan du skriver, tryck ner Alt + Enter. För att få automatiskt radbyte, gå till Format-menyn, klicka på cellen, på "Celler" och sedan på fliken "Justering". Markera rutan "Radbyte". Gör cellrader till kolumner och vice versa (Excel 2000) Markera cellerna som ska ändras, och gå till Redigera-menyn. Välj "Kopiera" och markera den övre vänstra cellen i området där du vill klistra in. Det området måste ligga utanför det kopierade området. Gå till Redigera-menyn, välj "Klistra in special", och markera kryssrutan "Transponera". Data från den översta raden i det område som ska kopieras visas i den vänstra kolumnen i det område där du ska klistra in och data från den vänstra kolumnen visas i den översta raden. Slå ihop några celler (Excel 2000) Om du t.ex. i cell a har ett datum och i cell b en månad och vill slå ihop dem i cell c, skriv du följande i cell c: =a1&" "&b1 (det skall vara mellanslag mellan " ") Vill du slå ihop 3 eller fler celler, skriv då så här: =a1&" "&b1&" "&C1 (Du kan även skriva in text mellan " ".) Beräkna antalet dagar mellan 2 datum (Excel 2000) Subtrahera de två datumen. Om cell D7 innehåller datumet 18/2 2000 och B29 innehåller 3/4 2000 beräknas antalet dagar med formeln =B29-D7. Använd talformat för cellen när du anger formeln annars visas svaret som ett datum. Svårt att se vad som är markerat i cellen (Excel 2000) Om de markerade cellerna ska visas med större kontrast så prova att ställa in markeringsskuggning enligt Excel 97. Använd Registereditorn för att lägga till en undernyckel med värdet; HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\9.0\Excel\Options\Options6 as a DWORD och ange undernyckeln till 16 decimaler. Skapa pivottabell Markera en cell i källdatan, klicka på "Rapport" för pivottabell och pivotdiagram på Data-menyn. Klicka på "Slutför". Dra fälten du vill ha från verktygsfältet PivotTable till dispositionsområden på kalkylbladet. URL-adresser som "text" När man skriver internetadressen ’http://home.swipnet.se/vidstige blir adressen automatiskt en hyperlänk, om du inte gjort som jag - skrivit en fnutt framför adressen. Då blir det vanlig text. Databaser (SQL) SQL (Structured Query Language) är ett frågespråk och uppdelas i fyra klasser: Queries (hämtar fram information utan att ändra den) DDL = Data Definition Language (definiera objekt i databasen) DML = Data Manipulation Language (modifiera information) DCL = Data Control Language (hantera privilegier på objekten i databasen) PowerPoint Hjälp för bildspel Tryck F1 under en presentation så visas en dialogruta med användbar hjälp. Skapa egna Clipartkategorier Välj "Infoga", "Clipartobjekt" och klicka på "Ordna" så kan man lägga in egna bilder osv. Kortkommandon under presentationen Tryck på F1 under presentationen så visas en lista med kortkommandon som kan användas under presentationen. Presentationer på webben Öppna presentationen som ska "läggas ut". Välj "Spara som HTML…" i Arkiv-menyn och klicka på "Nästa". Markera "Ramar för webbläsare" och klicka på "Nästa". Välj lägsta upplösningen och minsta bredden för att det ska gå snabbt att ladda hem. Välj färg och klicka på OK. Markera en knapptyp. Ange i vilken mapp som webbpresentationen ska skapas. Klicka på "Slutför" om allt är bra. (…med dig) Ska presentationen sparas, hitta på ett namn. För att kontrollera utseendet (på presentationen), gå till aktuell mapp och dubbelklicka på index.htm. Tips: öka teckenstorleken då bokstäverna av någon anledning blir mindre när man konverterar en gammal presentation till HTML. Automatstart av presentation Ändra namn på presentationen så att den får filtillägget .pps. Dubbelklicka på den så öppnas den som ett bildspel. Klicka på PowerPointikonen med den högra musknappen, välj "Egenskaper" och "genväg". Skriv in sökvägen till PowerPoint i rutan "Starta" eller i rutan "Kortkommando". Lägg till en startväxel i slutet av sökvägen. Vill du starta presentationen i bildspelsläge skriver du "/s". T.ex. C:\Program\Microsoft Office\Office\POWERPNT.EXE/s "första filen.ppt" "andra filen.ppt". (OBS! filnamn inom citattecken). Klicka på PowerPoint-ikonen med den högra musknappen, välj "Egenskaper" och därefter genväg. Skriv in sökvägen till PowerPoint i rutan "Starta" eller i rutan "Kortkommando". Lägg till en startväxel i slutet av sökvägen. Vill du skriva ut presentationen skriver du /p. Infoga datum på varje bild Dagens datum visas alltid där det har placerats. Vill man av någon anledning ha samma datum måste man skriva in datumet. Om fel datum visas får man rätta till det i "Kontrollpanelen". Klicka med vänster musknapp på den plats du vill att datumet ska placeras. Gå till Infoga-menyn, "Datum och tid" och välj hur datumet ska visas. Klicka därefter på OK. Flytta bild från PP till annat Office-program Öppna ett dokument i något annat Office-program. Placera markören på den PowerPoint-bild du vill kopiera. Dra bilden till det andra programmets ikon på Statusraden. Klart. Rita på bildspelet under presentationen Klicka på "Bildspelsknappen", välj "Penna" under "Pekaralternativ" och börja rita med vänster musknapp. Vill du ha en centrerad linje, klicka på "Linjeknappen", håll nere Ctrl + Shift och dra linjen med vänster musknapp. Exportera mötesanteckningar Mötesanteckningar som du skriver ned i PowerPoint under en bildspelspresentation kan exporteras till ett Word-dokument. Det här är användbart om du vill göra en kronologisk sammanfattning av de beslut som fattats och de ämnen som diskuterats under ett möte. Gör följande: Växla till bildläget och klicka på "Möteshanteraren" på Verktyg-menyn (görs detta under ett bildspel, högerklicka och klicka sen på "Möteshanteraren"). Klicka på fliken "Mötesanteckningar" och välj därefter "Exportera". Markera kryssrutan "Lägg till Mötesanteckn. i anteckningssidor" och välj därefter "Exportera" igen. Automatiskt radbyte Dubbelklicka på markeringsramen runt objektet som innehåller texten. Klicka på "Textruta" och markera "Gör radbyte i figur". Spela in berättarröst I PowerPoint finns en funktion där man kan spela in tal till en presentation. Den kan användas för att på ett trevligt sätt få med förklaringar och kommentarer. Öppna presentationen du vill spela in ljud eller tal till. Gå till Bildspel-menyn, välj "Spela in berättarröst". Du har nu möjlighet att ändra inställningar för ljudkvalitet med mera. Tryck OK för att börja inspelningen. När presentationen nått sitt slut avslutas inspelningen automatiskt. För att lyssna, starta bildspelet. Spela in eget ljud Gå till Infoga-menyn och välj "Objekt Klicka på Wave-ljud och därefter på OK För att spela in ljud klicka på Spela in-knappen Prata på När du är klar klicka på Stoppknappen För att spela upp ljudet, klicka på Spela upp-knappen Visa ett ord i taget i en PP-presentation (PP 2000) Markera den ruta som du vill animera med en effekt. Klicka på "Anpassa animering" på Bildspel-menyn och därefter fliken "Effekter". Välj önskad effekt i rutan "Ange animering och ljud". Här kan du välja hur varje textrad ska dyka upp, det görs i rutan "Introducera text". man kan välja alla samtidigt, ord för ord eller tecken för tecken. Hur många textrader som ska visas per klickning väljs genom att markera kryssrutan "Grupperad efter styckenivån". Infoga exakt tid i varje bild (PP 2000) Klicka med vänster musknapp där datumet ska placeras Gå till Infoga-menyn och välj "Tid och datum". Klicka på den datumvisning som önskas och OK. Sammanfoga celler (PP 2000) Man kan sammanfoga två eller flera celler till en enda cell och på det sättet skriva en rubrik som omspänner flera kolumner Rubriken skapar man genom att lägga in texten i den första cellen och sedan markera cellerna på första raden och sammanfoga dem. Man kan bara sammanfoga celler som står på samma rad. Gör följande: Markera de celler som ska sammanfogas och gå till Tabell-menyn och välj "Sammanfoga celler". Behöver du dela på de sammanfogade cellerna så markerar du den sammanfogade cellen och går till Tabell-menyn och väljer "Dela celler". Om det kommandot inte finns på menyn betyder det att den markerade cellen inte består av sammanfogade celler! Flytta onjekt (PP 2000) Klicka på Pilknappen och därefter på objektet. Håll vänster musknapp nedtryckt och dra för att flytta objektet Ställ in textens skuggfärg (PP 2000) Markera den text som ska skuggas och välj skuggverktyget i verktygsfältet "Rita". Välj en skuggeffekt eller klicka på "Skugginställningar" så kan du manuellt ställa in läge och färg på skuggan. Skapa en länk till en webbsida (PP 2000) Markera den text eller det objekt som ska representera länken. Gå till "Infoga" och välj "Hyperlänk". Under "Länka till" klickar du på "Befintlig fil eller webbsida". Markera filen du vill länka till. Gör sedan på följande sätt: Skriv in adressen till webbsidan i motsvarande ruta. Välj webbsidan i listan. Klicka på "Webbsida" så att webbläsaren öppnas. Bläddra till den webbsida som ska användas och tryck på Alt + Tab för att gå tillbaka till PowerPoint. Webbadressen visas i rutan "Ange filens eller webbsidans namn". Välj OK. Genom att klicka på "Bildspel" i PowerPoint-fönstret kan du förhandsgranska och testa länken. Under visningen av bildspelet kan du gå till webbsidan genom att klicka på hyperlänken. Man går tillbaka till bildspelet genom att trycka Alt + Tab. Det går också bra att skapa en hyperlänk genom att skriva URL-adressen direkt i bildspelet eller i dispositionen. Länken skapas automatiskt. Skapa en bakgrundsmall (PP 2000) Öppna en ny presentation och tryck sedan ned Shift. Klicka på "Bildvisning" nere till vänster. Välj "Bakgrund..." på Format-menyn och klicka på pilen. Välj "Fler färger" och klicka på den du vill använda. Klicka OK och "Använd för alla". Kom ihåg att spara mallen. Skriv ut dispositionsbakgrund (PP 2000) Klicka på Dispositionslägesknappen till vänster Lägg in sidhuvud, sidnumrering eller datum Gå till Arkiv-menyn och välj "Skriv ut" Välj "Disposition" och klicka på OK Skriv ut Anteckningsbakgrund (PP 2000) Gå till Arkiv-menyn och välj "Skriv ut" Välj "Anteckningssidor" under "Skriv ut:" och klicka på OK Ta bort anteckningar (PP 2000) Tryck på tangenten R så tas de anteckningar du gjort under bildspelet bort. Lägg till animeringseffekt (PP 2000) Högerklicka på objektet som ska få en ny effekt Välj Anpassa animering... Klicka på Effekter Välj önskad effekt Klicka på Förhandsgranska Klicka OK Anpassa (PP 2000) Välj "Alternativ..." på Verktyg-menyn och klicka t.ex. på fliken "Redigera". Gör dina inställningar och klicka OK Bildväxlaren (PP 2000) Du kan växla mellan fem olika arbetslägen under den tid du skapar och spelar upp presentationen. I Normalläge ser du presentations-, dispositions-, och anteckningsfönstret samtidigt. Bildvisning visar en bild i taget. Här kan man skriva in bildrubriken och brödtexten m.m. Dispositionsläget visar rubriker och brödtext. Här kan man flytta och kopiera mellan bilderna. Bildsorteringsläget visar miniatyrbilder. I Bildspelsläget spelas bildspelet upp. Ändra ordningen på bilderna (PP 2000) För att ändra ordningen på bilderna kan du göra följande: Klicka på "Bildsorteringknappen". Klicka på bilden som ska flyttas. Tryck ned vänster musknapp när markören befinner sig på markeringen och dra bilden till den nya platsen. Förankra texten i objekt Markera och högerklicka på objektet välj "Skriv Text". Dubbelklicka på objektet (ej texten). Klicka på fliken "Textruta" och välj var på objektet texten ska placeras. OK. Exportera bild till annat Office-program Öppna ett dokument i det andra programmet. Ställ markören på PowerPoint-bilden du vill kopiera. Dra ned bilden till det andra programmets ikon nere på Statusraden. Dra sedan bilden till önskad plats. Runda cirklar Gå till verktygsfältet "Rita" och klicka på "Ellips". Håll Shift-tangenten nedtryckt samtidigt som du drar i din cirkel. Skicka e-post Lägg till knapparna Skicka och Cirkulationslista i ett verktygsfält i PowerPoint om du vill ha möjligheten att lätt skicka e-post från PowerPoint. Klicka på "Anpassa" på Verktyg-menyn och dra knapparna till lämpligt verktygsfält. Publisher "Programmet har utfört en förbjuden åtgärd" Detta felmeddelandet beror oftast på att det finns en nyare version av filen Msvcrt40.dll när du kör Publishers Setup. För att komma runt detta kan du byta namn på Mspub.exe och Msvcrt 40.dll och installera om Publisher. Gör så här: Stäng alla program, gå till Start och välj Sök, Filer eller mappar. Skriv mspub.exe i namnrutan, välj den enhet där du installerat Publisher t.ex. C. Klicka på Sök. Högerklicka på Mspub.exe och därefter Byt namn. Ändra namnet till Mspub.old. Gör samma sak med Msvcrt40.dll, och ändra namnet till Msvcrt40.old. OBS! Om det kommer upp en ruta som säger att du inte kan byta namn på Msvcrt40.dll, så har du troligtvis inte stängt alla program, eller så är filen skrivskyddad. I sådana fall: Starta om datorn i MS-DOS läge, i MS-DOS prompt ska det stå: c:\windows>, skriv följande: cd system, tryck Enter. Skriv: ren msvcrt40.dll msvcrt40.old, tryck Enter. Skriv: exit och tryck Enter. Windows startar nu om. Får du nu ett felmeddelande om att man inte kan hitta en .dll så klickar du på OK. Starta Publisher Setup, klicka på Reinstall och följ instruktionerna. Rotera bilder Håll Alt-tangenten nedtryckt och placera musmarkören över ett hörnhandtag, så kommer musmarkören att förvandlas till rotationsverktyg. Rotera genom att dra med musmarkören. Stäng av tips Välj "Alternativ" i Verktyg-menyn. Klicka på "Fler alternativ". Stäng av genom att avmarkera "Visa Tips och hjälp för förstagångsanvändare". Access Importera data till en databas Öppna en tom databas i Access, namnge den och spara i valfri katalog. Välj sedan "Hämta externa data, Importera" från Arkiv-menyn. Filen som du vill att Access ska importera och göra en databas av måste vara logiskt sorterad eller uppställd. De mest logiska är någon typ av databas, textfiler med åtskilda fält, Excelfiler eller HTML-dokument. Leta upp filen och klicka på "Importera". För att importen ska fungera med ett textdokument måste uppgifterna (texten) vara åtskilda med ex vis Tab eller komma eller ha en fast bredd på kolumnerna. Access visar nu en förhandsgranskning hur informationen kan tänkas delas upp. Gör dina val och klicka på "Nästa" tills det är dags att avsluta med "Slutför". Lägg in datum och tid Öppna rapporten i designläge. Klicka i Verktygslådan på "Textruta". Skriv in koden =Nu(). När du skriver ut rapporten får du nu med datum och tid. Skapa en primärnyckel som är baserad på fler än ett fält Öppna tabellen i Designvyn. Håll Ctrl-tangenten nedtryckt och klicka på radväljaren för fälten som du vill ta med i primärnyckeln. Gå till Verktygsfältet och klicka på "Primärnyckel". Flera tabeller samtidigt Klicka på Fönster-menyn. Välj sedan "Sida vid sida" om du vill ha tabellerna bredvid varandra, över och under om du vill visa tabellerna över varandra, överlappande om du vill visa tabellerna ovanpå varandra med bara en tabell synlig. De övriga tabellernas namnlister visas också. Aktivera ett fönster genom att klicka i det. Skapa en fråga Klicka på fliken "Frågo"r i databasfönstret och klicka sedan på "Ny". Klicka på "Design" i dialogrutan "Ny fråga". Markera tabellen eller frågan som innehåller posterna som du vill hämta. Klicka på "Lägg till". Upprepa steg 3 och 4 för varje tabell eller fråga som du vill använda. Visa frågan i designläget genom att klicka på "Stäng". Dubbelklicka på varje fält i fältlistan i designfönstret som ska ingå i frågan. Ange innehållet i fältet som du vill söka efter i rutan för villkor i rutnätet. Klicka på nedrullningspilen vid sorteringsrutan när du vill ange en särskild sorteringsordning för posterna när de visas. Binder Bind samman olika dokument Med Binder kan du sammanfoga Excel, Word och PowerPoint till ett dokument med gemensamma sidhuvuden osv. Antingen kan du utgå från befintliga Office-dokument eller börja med att skapa ett Binderdokument. öppna Binder, gå till Arkiv-menyn och välj "Nytt Binderdokument..." och markera "Tomt Binder-dokument", klicka OK. öppna Utforskaren och dra de Office-dokument du vill ha i din Bindermapp till Binders vänsterdel (klicka på ikonen till vänster som liknar två pilar om du inte har en vit vänsterdel). Du kan även skapa ett Office-dokument i Binder genom att från Sektion-menyn välja "Lägg till...". Dubbelklicka på den typ av dokument du vill ha. När du ändrar i något dokument väljer du "Spara Binder-dokument" från Arkiv-menyn eller "Spara som fil..." från Sektion-menyn om du vill spara det som separat fil. När du har valt Office-dokument så välj "Utskriftsformat" och peta på fliken "Sidhuvud/Sidfot". Kryssa för "Alla sektioner" eller bocka för de sektioner (dokument) som du vill ska påverkas av dina val. När du har valt hur Sidfot resp. Sidhuvud ska se ut, klicka OK så skriver Binder över alla tidigare inställningar. "Bildning är det som är kvar, sedam vi glömt allt vad vi lärt." Ellen Key